Privatlivspolitik
Denne privatlivspolitik omhandler behandling af personoplysninger i:
By Skovmose ApS
Mellemdammen 13
6760 Ribe
Kontaktperson: Tobias Skovmose
Telefonnr.: 41 82 37 27
e-mail: ts@byskovmose.dk
CVR nr.: 37 69 09 69
(Herefter benævnt ”Virksomheden”)
Indledning:
Vi behandler dine personoplysninger i det tilfælde, hvor du retter henvendelse til virksomheden, med henblik på kunde- eller leverandørforhold. Vi indsamler oplysninger fra kontaktformular på vores egen hjemmeside, telefonisk kontakt til os, og hvis du som leverandør henvender dig til virksomheden.
Du er til enhver tid velkommen til at kontakte virksomheden på ovenstående oplysninger, hvis du har spørgsmål til denne privatlivspolitik, behandling af oplysninger, eller andre sager der kan henføres til persondataretten.
Alle persondata behandles efter reglerne i dansk ret, og EU Persondataforordningen (Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (generel forordning om databeskyttelse) (EØS-relevant tekst).
Oplysninger:
Kunder:
Ved privatkundeforhold indhenter vi oplysninger om dig ved din henvendelse til virksomheden. Oplysningerne indeholder navn, adresse, telefonnr. Og e-mailadresse.
Ved erhvervskundeforhold indhenter vi oplysninger om dig ved henvendelse til virksomheden. Oplysningerne indeholder navn, telefonnr. Og e-mailadresse, i nogle tilfælde indhenter vi også oplysninger om dit ansættelsesforhold, herunder stillingsbetegnelse, virksomhedens adresse og virksomhedens CVR nr.
Udover ovenstående behandler virksomheden ikke personoplysninger om kunder, under et almindeligt kundeforhold. Såfremt vi har behov for at behandle yderligere oplysninger om dig, vil du blive orienteret herom, før vi indsamler oplysningerne.
Vi foretager i enkelte tilfælde indhentning af oplysninger om dig, fra offentlige registre. Du vil modtage besked herom efter indhentningen er foretaget, sammen med modtagelse af grundlag for indhentning af oplysningerne.
Vi behandler ikke fortrolige og/eller følsomme oplysninger om dig, i vores kundeforhold.
Leverandører:
Vi indhenter oplysninger om dig, hvis du er repræsentant for en af vores leverandører. Oplysningerne indeholder Navn, telefonnr. Og e-mailadresse. Derudover registrerer vi ikke nogen personoplysninger omkring dig indenfor dit ansættelsesforhold.
Vi registrerer vores leverandører med virksomhedsadresse, CVR. Nr. og i enkelte tilfælde registrerer vi repræsentantens stillingsbetegnelse, hvis denne er afgivet i vores øvrige kommunikation.
Vi behandler ikke fortrolige og/eller følsomme oplysninger om vores kontaktpersoner ved leverandører.
Medarbejdere:
Vi indhenter oplysninger om dig som medarbejder, op til og under din ansættelse hos os. Oplysningerne er navn, adresse, telefonnr., e-mail, stillingsbetegnelse, bankoplysninger, løn, størrelse på tøj og sko, med flere. Alle disse oplysninger er almindelige oplysninger som vi enten har fået af dig selv, eller hentet fra offentlige registre.
Vi behandler også oplysninger om CPR.nr., særlige sociale problemer og dine økonomiske forhold. Dette gør vi når vi skal indhente oplysninger til løn og lignende, og oplysningerne har vi fået fra dig ved ansættelsen.
Vi behandler få fortrolige oplysninger, herunder fagforeningsforhold, helbredsoplysninger ved sygdom, eventuelt genetiske eller biometriske data, hvis der skal foretages særlig indretning af arbejdspladsen eller tilsvarende. Hvis vi skal behandle andre fortrolige oplysninger om dig, vil du få særskilt besked.
Fælles:
Ved dokumentation for udført arbejde, og med henblik på markedsføring, tager vi billeder af forskellige elementer. Disse billeder kan indeholde personer i eller omkring virksomheden. Vi anvender billeder som vi har rettigheder over, også selvom de indeholder identificerbare personer.
Formål:
Formålet med behandling af personoplysninger om vores kunder, er identificering af kunden, med henblik på at kunne levere den aftalte ydelse, til dig som kunde. Dette gør vi jf. persondataforordningens artikel 6 stk. 1 litra B, kontraktforhold.
Vi behandler derudover oplysninger om dig som kunde, med henblik på afregning af økonomi, og sporbarhed i virksomheden, og dokumentation for udført arbejde. Dette gør vi jf. persondataforordningens artikel 6 stk. 1 litra F, legitim interesse.
Formålet med behandling af personoplysninger om vores leverandører, er kontinuerligt samarbejde med henblik på internt kendskab, registrering af økonomiske mellemværender og dokumentation for indgåede skriftlige aftaler. Dette gør vi ligeledes jf. persondataforordningens artikel 6 stk. 1, litra B, kontraktforhold og artikel 6 stk. 1 litra F, legitim interesse.
Formålet med behandling af medarbejderoplysninger er afregning af løn og opretholdelse af virksomhedens øvrige forpligtelser overfor medarbejdere, dette gør vi jf. databeskyttelseslovens §12 og persondataforordningens artikel 6 stk. 1 b, kontrakt. Vi foretager dertil indberetning af lønudbetaling og behandling af ansøgning om refusion mv. jf. persondataforordningens artikel 6 stk. 1 c, retslig forpligtelse.
Videregivelse:
Vi videregiver dine oplysninger til vores databehandlere i alle tilfælde. Dette gør vi med henblik på at have et højt niveau af IT-sikkerhed, og sikkerhed mod tab af dine data.
Alle virksomhedens databehandlere arbejder under databehandleraftale, indgået med virksomheden, og der bliver foretaget løbende kontrol med overholdelse af IT-sikkerhed og ændringer hos vores databehandlere.
Databehandleraftaler kan fremlægges ved forespørgsel fra den registrerede.
I nogle tilfælde videregiver vi dine oplysninger til vores samarbejdspartnere med henblik på leverance af specifikke ydelser, som er efterspurgt af dig som kunde, i disse tilfælde bliver du orienteret om videregivelsen efter dette er sket, samt hvem der er modtager at dine oplysninger. Vi videregiver ligeledes oplysninger om vores samarbejdspartnere til vores kunder, med henblik på afklaring af specifikke ydelser, bestilt af kunden. Her bliver du som samarbejdspartner informeret efter videregivelsen, efter denne er foretaget, samt hvem der er modtager af dine oplysninger.
Opbevaring og behandling af oplysninger:
Virksomheden opbevarer dine oplysninger i vores IT-systemer. Alle data bliver registreret elektronisk med henblik på mulighed for fremsøgning af data, samt for at minimere risikoen for databrud.
Data der ikke modtages elektronisk, bliver overført til elektronisk version, hvorefter vi destruerer fysiske eksemplarer.
Vi foretager adgangsbegrænsning til dine persondata, det gør vi ved at ikke alle medarbejdere har adgang til alle data. De medarbejdere der arbejder med registrering og behandling af persondata i virksomheden følger instruks herom fra virksomhedens ledelse.
Opbevaringsperioder:
Vi opbevarer dine data, efter reglerne i bogføringsloven (5 år plus indeværende regnskabsperiode), samt anden relevant lovgivning. Såfremt dine data ikke anvendes til dokumentation for økonomi, vil dine data blive slettet senest 36 måneder efter seneste kontakt.
Ved garantistillelse overfor vores kunder, og fra vores leverandører, opbevarer virksomheden dine data indtil garantiperioden er udløbet plus op til 6 måneder.
Ved tvister opbevares dine data indtil sagen er afgjort og alle afgørelsens parametre er opfyldt for alle parter.
Henvendelser:
Vi behandler alle henvendelser vedr. persondata, og tilhørende politikker indenfor de fastsatte tidsfrister. Det betyder at vi besvarer din henvendelse omkring dine data ved først givne lejlighed, og uden ugrundet ophold.
Hvis vi ikke har nogle data liggende på dig, vil du få meddelelse herom ved denne eftersøgning i systemer.
Vi forbeholder os retten til at besvarelser på indsigtsbegæring, berigtigelse o.l. bliver behandlet indenfor 4 uger fra modtagelsen.
Dine rettigheder:
I forbindelse med virksomhedens behandling af dine persondata har du nedenstående rettigheder.
- Retten til indsigt i hvilke data virksomheden har om dig, og hvordan de behandles.
- Retten til berigtigelse af forkerte oplysninger. Dog rettes der ikke i oplysninger der var korrekte på indsamlingstidspunktet.
- Retten til at blive slettet i vores systemer, samt få stoppet yderligere behandling.
- Retten til at gøre indsigelse mod behandlingen, såfremt det kan godtgøres at behandlingen ikke falder under formålets bemyndigelse.
- Retten til at klage til Datatilsynet (datatilsynet.dk)
Du kan læse mere om dine rettigheder på datatilsynets hjemmeside, i vejledningen herom. Benyt linket umiddelbart ovenfor.
Hertil er du velkommen til at rette henvendelse til virksomheden på ovenstående oplysninger ved øvrige relaterede spørgsmål.
Oplysningspligt til kunder
Det skal du vide om vores behandling af dine personoplysninger:
At by Skovmose ApS er ansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi modtager fra dig.
At du er velkommen til at kontakte Tobias Skovmose – Telefon: +45 41823727 -Mail: ts@byskovmose.dk.
At formålet med behandling af dine personoplysninger er at levere vores varer og tjenesteydelser til dig og din virksomhed, samt holde dig orienteret om nyheder, funktioner og produktmuligheder, jf. databeskyttelsesforordningen artikel 5 stk. 1 b.
At retsgrundlaget (hjemlen) for at vi behandler dine personoplysninger er dit samtykke, jf. databeskyttelsesforordningen artikel 6 stk. 1 a, og/eller den indgåede aftale/kontrakt/bestilling jf. databeskyttelsesforordningen artikel 6 stk. 1 b, og/eller lovgivning jf. databeskyttelsesforordningen artikel 6 stk. 1 c, og/eller for at den dataansvarlige eller en tredjemand kan forfølge en legitim interesse, (medmindre den registreredes interesser eller grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, der kræver beskyttelse af personoplysninger, går forud herfor, navnlig hvis den registrerede er et barn) jf. databeskyttelsesforordningen artikel 6 stk. 1 f. De legitime interesser, der begrunder behandlingen er markedsføring af nye
ydelser/produkter.
At personkategorien af de oplysninger vi gemmer, er almindelige (f. eks. navn, adresse), særlige (f. eks. cpr.nummer) eller følsomme personoplysninger (f. eks. Helbredsoplysninger – Allergi). Endvidere billeder til SOME.
At vi videregiver eller overlader dine personoplysninger til eksterne modtagere, herunder vores databehandlere, rådgivere og til de for opgaven eventuelt nødvendige samarbejdspartnere.
At nogle af vores databehandlere kan være beliggende udenfor EU/EØS, men alle med lovligt overførselsgrundlag.
At vi har modtaget personoplysninger fra dig selv og eventuelt fra offentligt tilgængelige kilder.
At vi opbevarer dine personoplysninger så længe, som det er lovligt i forhold til bogføringsloven, samtykkereglerne, forældelsesreglerne og/eller anden lovgivning.
At vi ikke anvender personprofilering til at træffe automatiske afgørelser, der i væsentlig grad kan påvirke personens rettigheder og frihedsrettigheder.
Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af dine personoplysninger. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.
Du har ret til indsigt og berigtigelse, dvs. du kan når som helst anmode om at se dine persondata og berigtige/opdatere oplysningerne.
Du har ret til at anmode om sletning, dvs. du kan få dine personoplysninger slettet, medmindre vi af regnskabsmæssige eller juridiske årsager skønner, at det er nødvendigt at beholde dem i en længere periode. Oplysningerne slettes senest, når eventuelle formueretlige krav er forældet.
Du har ret til begrænsning af behandling, dvs. du kan styre eventuel begrænsning af behandlingen.
Du har ret til indsigelse, dvs. du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.
Du har ret til at få overført oplysninger (dataportabilitet). Det betyder, at du til enhver tid kan hente eller få tilsendt oplysninger.
Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.
Klage til Datatilsynet. Hvis du ønsker at klage, vil vi selvfølgelig være glade for, at blive orienteret og gøre hvad vi kan for at gøre dig tilfreds, men du er altid berettiget til at klage direkte til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, Tlf. 3319 3200 eller e-mail dt@datatilsynet.dk, se evt. mere på www.datatilsynet.dk.
